QuixOffice

Funktionsübersicht
QuixOffice 3.0

Adressen

• getrennte Liefer- und Rechnungsanschrift
• Erfassung von beliebig vielen Kontakten zu einer Adresse (auch Verbindung zu anderen Adressen, Firmen oder Personen)
• Erfassung von beliebig vielen Notizen und Voicenachrichten
• Beliebig viele Wiedervorlagen und Termine zu einer Adresse mit Überblicksansicht.
• Finanzdaten für Kunden und Lieferanten
• Umsatz, Saldo, Skonto, Rabatt, Zahlungsziel, Preisgruppe, USt-ID Nr., Zahlungsart
• zusätzliche Bankverbindung für Bankeinzug
• UST-Id Nummern
• HRB Nummer
• Individuelle Kundenpreise
Bild: Kundenpreise
• Individuelle Warengruppenrabatte
Bild: Rabatte
• Übersichten von Daten aus allen Modulen
• Druckausgabe von Etiketten
• Anpassung der Drucklayouts auf die eigenen Bedürfnisse (CI)
• Verwaltung von beliebigen Dateien und Bildern zu einer Adresse (Logo, Anfahrtskizzen, Baupläne, Voicenachrichten...)
• Beliebig viele Kategorien (Verteiler) und Sortierkategorien.
• Hinterlegunng von Einkaufskonditionen als Lieferantenpreislisten in der Adresse


CRM-Modul

• In QuixOffice seit 1992
• Überblick aller Vorgänge zu einem Kunden
• Notizen zum Kunden und Projekt
• Callcenterfunktion mit Auswertung der einzelnen Anrufe pro Benutzer und automatischer Erstellung einer Wiedervorlage zur Weiter-verfolgung


Artikel / Materialwirtschaft

• Beliebige Artikelnummern
• EAN Nummern, weitere Match-Codes
• Beliebige Lager, mit Sperrlagern
• Leistungsverwaltung
• Sets (Stücklisten)
• Hinterlegbar zu den Artikeln sind Bilder und alle anderen Dateiarten (z.B. Produktinformationen)
• Mehrere Lieferanten mit unterschiedlichen Einkaufspreisen
• Währungsrechnung (Einkauf der Artikel in beliebiger Währung. Verkauf in beliebiger Währung)
• WebShop Anbindung (Übergabe verschiedener Bilder, Langtexte, Kurztexte und Preise)
• Seriennummernverwaltung
• Barcodescanner Anbindung
• Automatische Bestelldisposition (es wird für alle zu bestellenden Artikel an den jeweiligen Lieferanten eine Bestellung generiert, diese kann gedruckt, gefaxt, per e-mail oder online an den Lieferanten verschickt werden)
• Überblick der offenen Bestellungen und Aufträge zu einem bestimmten Artikel
• Ermittlung des durchschnittlichen Einkaufspreises
• Unterschiedlicher Umrechnungskurs für den Einkauf und Verkauf (abgesicherter Einkaufsdollar)
• Hinterlegung von Fertigungsvorschriften und Laufzeiten zur Herstellung eines Artikels
• Manuelle Lagerumbuchungen
• Diverse Auswertungen
• Ausdruck von Lagerbestandslisten, Preislisten, Katalogen (mit Bild)
• Export einer kundenspezifischen Preisliste
• Staffelpreise (Kundenstaffel, Mengenstaffel, Staffel nach Multiplikator)
• Beliebige Verkaufstexte (auch mit Textstilen wie fett, kursiv, farbig.. pro Artikel definierbar)
• Anpassung der Drucklayouts auf die eigenen Bedürfnisse (CI)


Postausgang / Posteingang

• Versand von Fax, E-Mail, Brief.
• Unterstützung von verschiedenen Faxporgrammen (Tobit, FaxExpress...)
• Empfang von E-Mail
• Empfang von Faxen (manuell oder als Mail-PDF)
• Automatische Ablage von empfangenen Faxen und E-Mails zu einer Adresse (wird anhand der Faxnummer oder der Absender E-Mailadresse erkannt).
• Anpassung der Druck-Layouts auf die eigenen Bedürfnisse (CI)
• Serienbrieffunktion mit ausgeklügelter Technik und Suche nach beliebigen Kriterien (z.B. Versand an alle Abteilungsleiter der aufgerufenen Firmen)
• Serien E-Mails, personalisiert oder als Massen-E-Mail.
• Serienbriefe und Faxe.
• Serienbrief Export als Datei (Übergabe der Adressen an eine Druckerei oder einen Mailservice)


Zeiterfassung

• Einfach zu bedienende Zeiterfassung
Bild: Zeiterfassung
• Zuordnung der Arbeitszeit zu einer beliebigen Job/Auftrags-Position
• Sperrung der Erfassung vergangener Tage.
• Überwachung mit Adminfunktion (bestimmte Mitarbeiter müssen, wenn sie anwesend sind, auch erfassen)


Urlaubsplanung

• Verwaltung aller Urlaubstage
• Anwesenheitskontrolle
• Schule, Krankentage, Zeitabgleich, halbe Urlaubstage...
• Jeder Mitarbeiter kann seine Urlaubstage in der Zeitferfassung einsehen
• Zeitstrahlansicht, Monatsübersicht


Benutzerverwaltung

• Hinterlegung der Unterschrift pro Benutzer (für den Faxversand)
• E-Mailkonto
• Detaillierte und ausgeklügelte Verwaltung der Zugriffsrechte. Sperrungsmöglichkeiten pro Modul und Benutzer sind unter anderem Drucken, Anlegen von Datensätzen, Ändern von Datensätzen, Löschen von Datensätzen
Bild: Zugriffsrechte
• Hinterlegung der Kosten pro Stunde (für die Zeiterfassung)
• Passwortschutz
• Unkomplizierte Rechteübertragung von einem Benutzer auf den anderen
• Protokollierung aller Ein- und Auslogvorgänge


Provision

• Provisionierung nach Umsatz, DB (Rohertrag) oder Festpreis. Jeweils pro Artikel, Warengruppe oder allgemein
Bild: Provisionsauswertung
• Pro Benutzer hinterlegbar wie dieser provisioniert wird
Bild: Art der Provisionierung


Buchaltung

• Debitoren-, Kreditoren-Konten
• Kasse und andere Geldkonten
• Kostenstellen und Splittbuchungen
• Schnittstellen: DATEV, CONTO, LEXWARE, KHK,SBS


Mehrsprachigkeit

• Hinterlegung der Sprache. Jeder Benutzer kann QuixOffice in deutsch, englisch oder französisch benutzen, dabei greifen alle Benutzer auf die gleichen Datensätze zurück. Fehlermeldungen und Masken werden in der jeweiligen Sprache angezeigt
Bild: deutsch, englisch, französisch

Kassenmodul

• Benutzerdefinierbare Tasten mit diversen hinterlegbaren Funktionen
• Tagesabschluss
• Scheck, Kreditkarten und Barumsätze
• Sonst alle Auswertungen wie im Standard -Quix
Bild


Eingangsrechnungen

• Erfassung der Eingangsrechnung mit Positionen
• Zuordnung einzelner Positionen einer Eingangsrechnung zu einem Job/Auftrag und sogar zu einer bestimmten Job/Auftrags -Position
• Überweisung mit Überweisungsträger oder als Datei im DTAUS-Format
• Verwendung der Bankinformationen aus der Adressdatei
• Kostenstellen
• Berücksichtigung von Skonto


Mahnwesen

• Mehrsprachige Mahnungen möglich
• Mahnung als Serienfaxe oder Seriendruck


Projekte,
Auftrag/Jobverwaltung

Nützliches für Agenturen und Dienstleister
• Hinterlegung von Arbeitsschritten und Termine eines Jobs (Abläufe) mit Angabe der auszuführenden Adresse und des internen Ansprechpartners
• Visualisierung von Abläufen und Terminen in einem Zeistrahl (Monatsansicht), in diesem können alle Abläufe, auch mit anderen Projekten verglichen werden
Bild: Zeitstrahl
• Zusammenfassung von mehreren Jobs zu einem Projekt
Bild: Zusammenfassung
• Hinterlegung beliebiger Bild, Ton und anderer Dateien zu einem Job (z.B. Quark, Photoshop und Word Dateien) als Anlage
• Ansicht aller Stundenzettel, Eingangsrechnungen und Rechnungen die zu einem Job erfasst wurden
• Budgetsystem mit Budgetierung für jede Job Position. Es ist möglich externe Kosten durch Bestellungen als “zu erwartende” Kosten bereits mit in die Planung einzubeziehen. Diese werden dann bei der Eingangsrechnungserfassung geprüft und als “Ist” Angezeigt.
Bild: Budget
• Soll/ Ist Vergleich
• Berücksichtigung von erhaltenen Lieferanten-skonti und Rabatten bei der Gewinnauswertung
• Umfangreiche Auswertungen
• Zugriffsbeschränkung auf bestimmte Jobs.
• Es ist möglich eine Position in mehrere Positionen aufzugliedern. Z.B. Flyer A4 besteht aus Druck, Layout, Satz, Konzeption. Kunde sieht aber, wenn gewünscht, nur den Gesamtpreis und nicht die einzelnen Kosten der Arbeitsschritte
• Anpassung der Druck-Layouts an die eigenen Bedürfnisse (CI)


Nützliches für den Handel

• Automatische Bestelldisposition
• Teillieferungen
• Stücklisten
• First in first out
• Liefertermine
• Lieferanalyse Tool. Dieses ermittelt, welche Aufträge ausgeliefert werden können. Dabei führt das Programm eine simlulierte Lagerabbuchung durch. Dadurch werden Mengen vorrangiger Aufträge berücksichtigt und nicht auslieferbare Aufträge ignoriert
Bild: Lieferanalyse


Apotheken Modul

• Verwaltung der Vertragsärzte mit Vertragsartztnummern, privat niedergelassene Ärzte sowie Krankenhäuser. Umsatzübersicht bezogen auf die einzelnen Ärzte bzw. deren Patienten.
Bild:Kasse, Patient, Arzt
• Erfassung von Rezepten mit Angabe ob Kassenpatient oder Privatpatient
• Abrechnung an die Krankenkassen mit PZN-Nummern und unter Berücksichtigung der entsprechenden Abrechnungsstellen der Krankenkassen und Abrechnung an Privatpatienten
• Hinterlegung der PZN, EAN und Internen-Nummern in den Artikeln.
• Berücksichtigung von Kommissionslagern bei den Ärzten